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Contacts are callers to the system, for example customers, support benificiaries or participants of a conference. Contacts are used to identify callers to the system. If the system is setup correspondingly, contacts are created for every call to the system.

Choose System Settings - Contacts in the main menu, to view the table of existing contacts.

Using the option Export CSV you can export the table to a CSV file which you can then download.

You can use Import to import contacts from a file. The file must be in CSV format.

When exporting and importing user data via CSV files, the following conventions apply:

  • Records in a file are separated by CR + LF (Windows line ending).
  • CR + LF within a record is not allowed.
  • Fields within records are separated by semicolons.
  • The field descriptions (see table) are not provided.
  • A record contains all fields in the defined order (see following table).
  • Missing fields are not allowed.
  • Field contents can be supplied enclosed by inverted commas. In this case the inverted commas are not considered part of the data.
  • The detection of duplicates is performed using the value provided in the CheckDuplicateFields field. Duplicates are overwritten if you specify the option Overwrite Duplicates.

The following fields are specified per record:


Field 

Contents

“Contact”

Fixed text: “Contact” This identifies the type of the record.

ContactClassName

The name of the contact class for this record. Leave empty,
if no contact class is to be specified.


CheckDuplicateFields

What fields are to be used to identify a duplicate. The fields
are separated by | (a | symbol should be provided at the start
and end of this field too). Example:|Name|FirstName|Company|

Title

The title of the contact

Name

Name

FirstName

First Name

Company

Company

Position

The contact’s position in the company

Street1

Street

Street2

Additional Street

PostCode

Post Code

City

City

Country

Country

Tel1

The telephone number in E.164 format

Fax

The fax number in E.164 format

EMail1

The email address.

ListsName

If the name of a list is provided here, then the contact is
additionally added to the specified list.

Use New in the toolbar to create a new contact. Entries can be changed by selecting Edit in the Action column. Provide the following information:

Master Data

IDInternal ID of the record in the database.
Contact Class

The optional selection of a Contact Class

Title

The title of the contact

First Name

First Name

Name

Name

Company

Company

Position

The contact’s position in the company

Street

Street

Street 2

Additional Street

Post Code

Post Code

City

City

Country

The state or county

Customer NumberCustomer Number or ID

Communications

Telephone 1

The first number of the contact

Telephone 2The second number of the contact
Telephone 3The thirdnumber of the contact
Telephone 4The fourth number of the contact
Telephone 5The fifth number of the contact

Fax

The contact’s fax number

Email 1

The contact’s email address.

Image

In Edit mode, you can upload an image for the contact. This image is, for example, shown when the contact participates in a telephone conference.

Automatic Contact Import

It is possible to configure an automatic file import for contacts.

Configuration

The following parameter must be set, as sysadmin.

The Parameter Portal.Contacts.Import.Directory.Active must be set to 1.

Note: the webservers must be restarted when this parameter is set.

A directory is created in the Share Directory - Data/Clients/Client-ID/ (as JTEL User) - contactImportDir. The following subdirectories are then created:

  • In
  • Done

In Client Master Data, the Import Directory is specified.

Note: the name must correspond to the directory created above.

Import

A file, in the correct format (UTF-8), is placed in the In directory.

If the import is successful, the file is moved to Done, and the contacts are visible in the system.

Sv translation
languagede

Kontakte sind Anrufer, z.B. Kunden, Support-Berechtigte oder Teilnehmer einer Konferenz. Kontakte werden genutzt, um Anrufer im System zu identifizieren. Über entsprechende Einstellungen im System kann für jeden Anrufer automatisch ein neuer Kontakt angelegt werden.

Wählen Sie Systemeinstellungen — Kontakte im Hauptmenü, um die Tabelle der Kontakte zu sehen.

Mit Export CSV können Sie die Tabelle in eine CSV-Datei exportieren, die dann zum Download angeboten wird.

Mit Import in der Toolbar können Sie Kontaktdaten aus einer Datei importieren. Die Datei muss im CSV-Format vorliegen.

Für den Export und Import von Benutzerdaten mit CSV-Dateien gelten folgende Konventionen:

  • Die Datensätze in der Datei sind mit CR + LF (Windows-Zeilenende) getrennt.
  • CR + LF innerhalb eines Datensatzes ist nicht erlaubt.
  • Die Felder eines Datensatzes sind durch Semikolon getrennt.
  • Die Feldbezeichnungen (siehe Tabelle) werden nicht mit angegeben.
  • Ein Datensatz beinhaltet Felder in vorgegebener Reihenfolge (siehe nachfolgende Tabelle).
  • Fehlende Felder sind nicht erlaubt.
  • Die Feldinhalte können in Hochkommata angegeben werden. In diesem Fall gelten die Hochkommata nicht als Teil der Daten.
  • Die Duplikaterkennung wird anhand der Angabe im Feld CheckDuplicateFields durchgeführt. Erkannte Duplikate werden überschrieben, wenn Sie die Option Duplikate überschreiben aktivieren.

Folgende Felder werden pro Datensatz angegeben:

Feldbezeichnung

Feldinhalt

"Contact"

Fester Text: "Contact". Identifiziert die Art des Datensatzes.

ContactClassName

Name der Kontaktklasse für diesen Datensatz. Leer lassen für keine
Zuordnung.


CheckDuplicateFields

Angabe der Felder, die für die Duplikaterkennung genutzt werden
sollen. Die Feldnamen werden mit | getrennt angegeben (| stehen
auch am Beginn und am Ende). Beispiel:|Name|FirstName|Company|

Title

Anrede

Name

Name

FirstName

Vorname

Company

Firma

Position

Position in der Firma

Street1

Straße

Street2

Straße, Zusatz

PostCode

Postleitzahl

City

Ort

Country

Land

Tel1

Telefonnummer im E.164-Format

Fax

Faxnummer im E.164-Format

Email1

E-Mail-Adresse

ListsName

Wenn hier der Name einer Liste angegeben wird, wird der Kontakt
zusätzlich in die angegebene Liste eingefügt.

Mit Neu in der Toolbar können Sie Kontakte anlegen. In der Spalte Aktion können Sie mit Bearbeiten diese Angaben ändern. In den Masken geben Sie jeweils ein:

Stammdaten

IDInterne ID des Datensatzes in der Datenbank.

Kontaktklasse

Optionale Auswahl einer Kontaktklasse

Anrede

Anrede

Vorname

Vorname

Name

Name

Firma

Firma

Position

Position in der Firma oder Organisation

Straße 1

Straße o.ä.

Straße 2

Straße o.ä.

PLZ

Postleitzahl

Ort

Ort

Land

Land oder Staat

KundennummerKundennummer oder ID

Kommunikation

Telefon 1

Rufnummer des Kontakts

Telefon 22. Rufnummer des Kontakts
Telefon 33. Rufnummer des Kontakts
Telefon 44. Rufnummer des Kontakts
Telefon 55. Rufnummer des Kontakts

Fax

Faxnummer

E-Mail 1

E-Mail-Adresse

Bild

Im Modus Bearbeiten können Sie zusätzlich ein Bild hochladen. Dieses Bild wird zum Beispiel beim Anzeigen des Kontakts als Teilnehmer einer Telefonkonferenz genutzt.

Kontakte automatisiert importieren

Der Import für Kontakte kann automatisiert über eine Datei, die in ein Verzeichnis abgelegt wird, gelöst werden.

Vorbereitung

Damit ein Import der csv-Datei automatisiert erfolgen kann, bedarf es folgender Einstellung als sysadmin in den Parametern:

Der Parameter Portal.Contacts.Import.Directory.Active muss auf 1 gesetzt sein.

Beachte: die Webserver müssen neu gestartet werden, wenn dieser Parameter eingeschaltet wird.

Auf dem Share Verzeichnis muss im Verzeichnis Data/Clients/Client-ID/ als User JTEL das Directory contactImportDir mit folgenden Unterverzeichnissen angelegt werden:

  • In
  • Done

Weiterhin muss als Client Administrator unter Stammdaten Mandant das Import-Directory angegeben werden.

Beachte: der Name muss mit den Verzeichnisnamen, wie oben angelegt, übereinstimmen.

Import

Eine Datei, mit korrekten Format (UTF-8), wird im Verzeichnis In abgelegt.

War der Import erfolgreich, befindet sich die Datei anschließend im Verzeichnis Done, und die Kontakte sind im System sichtbar.

Sv translation
languagefr

Les contacts sont les personnes qui appellent le système, par exemple les clients, les bénéficiaires de l'aide ou les participants à une conférence. Les contacts sont utilisés pour identifier les personnes qui appellent le système. Si le système est configuré en conséquence, des contacts sont créés pour chaque appel vers le système.

Choisissez Paramètres du système - Contacts dans le menu principal, pour consulter le tableau des contacts existants.

Utilisation de l'option Exporter CSV vous pouvez exporter le tableau dans un fichier CSV que vous pouvez ensuite télécharger.

Vous pouvez utiliser Importer pour importer des contacts depuis un fichier. Le fichier doit être au format CSV.

Lors de l'exportation et de l'importation de données utilisateur via des fichiers CSV, les conventions suivantes s'appliquent :

  • Enregistrements dans un fichier sont séparés par CR + LF (fin de ligne Windows).
  • CR + LF dans un enregistrement n'est pas autorisé.
  • Les champs des enregistrements sont séparés par des points-virgules.
  • Les descriptions des champs (voir tableau) ne sont pas fournies.
  • Un enregistrement contient tous les champs dans l'ordre défini (voir le tableau suivant).
  • Les champs manquants ne sont pas autorisés.
  • Le contenu des champs peut être fourni entre guillemets. Dans ce cas, les guillemets ne sont pas considérés comme faisant partie des données.
  • La détection des doublons est effectuée en utilisant la valeur fournie dans le champ CheckDuplicateFields . Les doublons sont écrasés si vous spécifiez l'option Overwrite Duplicates.

Les champs suivants sont spécifiés par enregistrement :


Champ 

Contenus

“Contact”

Texte fixé : "Contact" Identifie le type d'enregistrement.

ContactClassName

Le nom de la classe de contact pour cet enregistrement. Laissez vide,
si aucune classe de contact ne doit être spécifiée.


CheckDuplicateFields

Quels sont les champs à utiliser pour identifier un doublon. Les champs
sont séparés par (un symbole | doit être fourni à l'étoilet
et la fin de ce domaine aussi). Exemple:|Name|FirstName|Company|

Titre

Le titre du contact

Nom

Nom

FirstName

Prénom

Entreprise

Entreprise

Position

La position du contact dans l'entreprise

Rue 1

Rue

Rue 2

Rue Supplémentaire

PostCode

Code postal

Ville

Ville

Pays

Pays

Tel1

Le numéro de téléphone au format E.164

Fax

Le numéro de fax au format E.164

EMail1

Adresse Email

ListsName

Si le nom d'une liste est fourni ici, alors le contact est
en outre ajouté à la liste spécifiée.

Utilisez Nouveau dans la barre d'outils pour créer un nouveau Contact. Les entrées peuvent être modifiées en sélectionnant Modifier  dans la colonneAction . Fournissez les informations suivantes:

Données de base

IDID interne de l'enregistrement dans la base de données.
Classe de contact

La sélection facultative d'un Contact de classe

Titre

Le titre du contact

Prénom

Prénom

Nom

Nom

Entreprise

Entreprise

Position

La position du contact dans l'entreprise

Rue

Rue

Rue 2

Rue Supplémentaire

Code postal

Code postal

Ville

Ville

Pays

L'État ou le comté

Numéro de clientNuméro de client ou ID

Communications

Téléphone 1

Le premier numéro du contact

Téléphone 2Le deuxième numéro du contact
Téléphone 3Le troisième numéro du contact
Téléphone 4Le quatrième numéro du contact
Téléphone 5Le cinquième numéro du contact

Fax

Le numéro de fax du contact

Email 1

L'adresse email du contact.

Image

Dans le mode Modifier , vous pouvez télécharger une image pour le contact. Cette image est, par exemple, affichée lorsque le contact participe à une conférence téléphonique.

Importation automatique des contacts

Il est possible de configurer une importation automatique de fichiers pour les contacts.

Configuration

Le paramètre suivant doit être défini, comme sysadmin.

Le paramètre Portal.Contacts.Import.Directory.Active doit être fixé à 1.

Note : les serveurs web doit être relancée lorsque ce paramètre est défini.

Un répertoire est créé dans le répertoire de partage - Data/Clients/Client-ID/ (en tant qu'utilisateur JTEL) -. contactImportDir. Les sous-répertoires suivants sont alors créés :

  • Dans
  • Terminé

Dans Données de base des clients, le répertoire des importations est spécifié.

Note: le nom doit correspondre au répertoire créé ci-dessus.

Importer

Un fichier, au format correct (UTF-8), est placé dans le dossier Dans .

Si l'importation est réussie, le fichier est déplacé vers Terminé, et les contacts sont visibles dans le système.