Im Monitor-Fenster können Sie das Konferenzgeschehen steuern.

Konferenz eröffnen

Als Leiter können Sie die Konferenz über die Schaltfläche Konferenz eröffnen beginnen, falls sich schon Teilnehmer eingewählt haben. Die Teilnehmer, die sich schon eingewählt haben und sich daher im Warteraum befinden, werden nun in die Konferenz übernommen. Ihre Visitenkarten erscheinen im Bereich Hauptkonferenz.

Wählen sich Teilnehmer nachträglich ein, gelangen sie sofort in die Konferenz.

Ist die Funktion „Warteraum" nicht aktiviert, muss die Konferenz nicht eröffnet werden. Sie ist jederzeit verfügbar.

Raum abschließen

Wenn Sie keine weiteren Teilnehmer mehr zulassen möchten, können Sie den Zugang mit der Schaltfläche Raum abschließen sperren. Anrufer, die sich einwählen wollen, hören eine entsprechende Ansage. Durch Anklicken von Raum aufschließen heben Sie die Sperre wieder auf.

Teilnehmer entfernen

Durch Klicken des Hörer-Auflegen-Symbols auf der Visitenkarte eines einzelnen Teilnehmers kann dieser aus der Konferenz entfernt werden. Die Verbindung mit ihm wird getrennt.

Teilnehmer laut oder stumm schalten

Durch Klicken des Lautsprecher-Symbols auf der Visitenkarte eines einzelnen Teilnehmers kann der Teilnehmer stumm geschaltet werden. Er wird dann von anderen Teilnehmern nicht mehr gehört. Durch Klicken auf das Gesperrt-Symbol auf dem Lautsprecher wird die Stummschaltung wieder aufgehoben.

Wenn ein stumm geschalteter Teilnehmer einen Redewunsch hat, kann er diesen über seine Telefontastatur (*41) anmelden. Auf seiner Visitenkarte erscheint eine Glühbirne.

Benutzen Sie die Schaltflächen Alle stumm und Alle laut um alle Teilnehmer (außer dem Leiter und dem Präsentator) stumm oder laut zu schalten.

Eine Abstimmung durchführen

Über die Schaltfläche Neues Voting starten Sie eine Abstimmung. Geben Sie vorher bekannt, welche Zahl welcher Option entspricht. Nach einer Ansage drücken die Teilnehmer eine Zahl auf der Telefontastatur. Wenn nach 2 Ansagen kein Tastendruck erfolgt, wird die als Enthaltung gewertet. Das Ergebnis lassen Sie sich über den Reiter Voting Anzeigen.

Konferenz aufzeichnen

Sie können die gesamte Konferenz oder Teile davon aufzeichnen lassen, indem Sie auf die Schaltfläche Aufzeichnung starten bzw. Aufzeichnung beendenklicken. Für jede einzelne Aufzeichnung wird eine PIN während der Aufzeichnung eingeblendet. Diese benötigen Sie, wenn sie die Aufzeichnungen zu einem späteren Zeitpunkt anhören möchten. Eine Liste der Aufnahmen und der zugehörigen PINs können Sie sich über den Reiter Aufnahme-PINs im Bearbeiten-Fenster der Konferenz anzeigen lassen:

Konferenz beenden

Mit der Schaltfläche Konferenzende beenden Sie eine Konferenz. Die Verbindungen aller Teilnehmer werden getrennt. Die Teilnehmer hören eine entsprechende Ansage.

The Monitor window is used to control the conference.

Open the Conference

The manager can start the conference using the Open Conference function, if participants have already dialled in. Participants who have already dialled in and are in the lobby, will be allowed to enter the conference. Their business cards are shown in the Main Conference area.

Participants who arrive later, are allowed straight into the conference.

If the ”Lobby” function is not activated, the conference does not need to be opened. It is available at any time.

Close Room

If you no longer want to let further participants into the conference, then you can do this using the Lock Room function. Callers who try to access the conference after this time will hear a voice prompt that the conference room is closed. By clicking the Unlock Room function, you can remove this lock.

Removing Participants

Clicking on the hangup phone symbol in the business card of a participants removes them from the conference. The telephone connection with the caller is disconnected.

Muting or Unmuting Participants

Clicking on the loudspeaker symbol in the business card of a participant sets them mute. They can no longer be heard by other participants. Clicking the muted loudspeaker symbol in the business card unmutes them.

If a participant wants to request to speak, they can do this using a DTMF code (*41). Their business card then displays a lights on symbol.

Use the functions All Mute and All Loud to set all participants (excepting managers and presenters) to mute or loud.

Holding a Vote

Use the function New Voting - to start a new vote. Before commencing, let the participants know which option will correspond to which number. After a prompt, participants can press a key on their telephones to vote. If participants do not press a key, this is considered to be an abstention. The results can be viewed on the Voting tab.

Recording the Conference

You can record the whole conference or parts thereof, using the function Start Recording and Stop Recording. Every time recording is started a new recording PIN is shown. These are required, to access recordings at a later date. A list of recordings and PINs is shown on the tabRecording PINs in the Edit window of the conference:

Ending the Conference

The function Conference End ends the conference. The connection to all participants will be disconnected. Participants will hear a prompt that the conference has ended.